En castellano, lean significa ‘enjuto’ o ‘magro’, y el sistema lean se basa precisamente en el adelgazamiento de los procesos y costes. Para ello, este modelo de gestión de negocios aplica a cada proceso empresarial una serie de herramientas o principios que pasan por eliminar cualquier fase o trabajador que no aporte valor añadido o que no sea necesario para la consecución del producto final. Se trata de producir más por menos liberando recursos gracias a una mejor planificación. Pero nunca de producir en exceso, sino tan solo de ofrecer al cliente lo que quiere en el momento que lo quiere. Ni más, ni menos. Sin stocks o gestiones innecesarias. En definitiva, el sistema lean es una metodología que persigue aumentar la eficacia y la productividad al tiempo que se reducen los costes y el time to market.

Así nació el sistema lean

El lean manufacturing como sistema de trabajo comenzó a aplicarse en la década de los 70 en la industria automovilística de Japón. En aquel entonces, Toyota fabricaba mejores coches, en menos tiempo y a un menor coste gracias a la organización de los flujos de trabajo. Viendo su éxito, Ford decidió una década después copiar el modelo en sus fábricas de EEUU. Un nuevo triunfo que favoreció la expansión mundial del sistema, que se fue implantando en otros sectores más allá del automovilístico y llegó incluso a ámbitos como la comunicación, el marketing o la marca.

Su propagación más allá de la producción propició su cambio de nombre. Ya no solo afectaba a un modelo de producción industrial, sino también a la gestión de las compañías. Por eso al lean manufacturing pasó a conocérsele como lean management: nacía oficialmente esta filosofía de gestión empresarial.

Principios lean management

La implantación de este sistema de trabajo supone un verdadero cambio organizacional, y requiere algo más que la adopción de las tarjetas kanban o herramientas similares. Lo primero, es conocer sus principios. Si bien existen diferentes interpretaciones, en resumen serían estos:

1.- Calidad perfecta a la primera: un producto debe salir bien a la primera, anticipándose a los errores o aprendiendo de ellos para eliminarlos. Los procesos o personal dedicados a la corrección de errores son entendidos por el sistema lean como una pérdida de tiempo y dinero y por eso aplica varias herramientas para evitarlos.

2.- Minimización del despilfarro: este principio afecta tanto a trabajadores como al producto o el proceso. Se refiere por ejemplo a la sobreproducción -para qué producir más que lo que se demanda y quedarse con un stock que se quedan obsoleto, o para qué producir con mayor calidad de la requerida-, a los transportes innecesarios -elimina ubicaciones, almacenes o versiones temporales- o a las esperas -por ejemplo cuando un trabajador debe esperar por material o esperar a que una máquina termine un proceso.

3.- Procesos pull: relacionado con el primer punto, el lean management se pregunta para qué producir o realizar tareas que nadie ha solicitado y por tanto son innecesarias. Esta metodología entiende la tarea o producto como una solución a un problema más que como un bien. Por ello, si no hay problema (demanda) no debe haber solución.

4.- Flexibilidad: este principio es vital para adaptar la producción y la gestión a las necesidades del momento. En este sentido, el lean management apuesta por operarios o trabajadores multifuncionales con un conocimiento global del negocio y que se puedan adaptar según a la demanda.

5.- Relaciones a largo plazo con los proveedores: favorecen la optimización de procesos, costes y tiempos.

Estos principios implican la necesidad de identificar al inicio de cualquier tarea que activos y actividades existen o pueden producirse, calcular sus costes y resultados y analizar en base a ello cuáles generan valor dentro del modelo empresarial.

Herramientas del lean manufacturing o sistema lean

Una vez entendidos los principios y realizado el análisis empresarial, es posible aplicar las herramientas de esta filosofía. Algunas de estas son:

1.- Las 5s
Este método es el más conocido del sistema lean y se divide en cinco pasos, que en japonés comienzan todo con ‘s’. 

• Seiri: clasificar los activos y descartar los que no sean útiles
• Seiton: ordenar los activos que no han sido descartado y sistematizar sus procesos
• Seiso: limpiar el lugar de trabajo
• Seiketsu: estandarizar una serie de normas que simplifiquen el trabajo
• Shitsuke: aprender de lo pasado y fomentar la mejora continua

2.- Andon
Es un sistema de control que pone al alcance de todos los empleados el estado del proceso en cada momento. Conocer el avance de un proyecto favorece el compromiso de los trabajadores y la coordinación. Lo que a su vez permite ahorrar tiempos o reuniones de traspaso y status.

3.- Kanban
Literalmente, significa “tarjetas visuales”, estas permiten conocer cómo va avanzando el trabajo en cada momento. Su fin es mejorar la gestión de los flujos de trabajo y la coordinación de los equipos para establecer un ritmo sostenible y eficiente.

4.- JIT
Responde a las siglas de ‘Just in time’. Esta metodología exige producir o realizar las tareas necesarias solo en el número requerido y en el momento preciso. Su fin es evitar stocks caducos o inservibles.

5.- Poka-Yoke
Se trata de un sistema de detección de errores o eliminación de los. Dos ejemplos son el usb o las tarjetas móviles, imposible insertarlos de forma incorrecta y retrasar con ello una tarea, implicar a más personas o perder material o documentación.

Si bien estas son cinco de las herramientas de lean manufacturing más extendidas, existen numerosas opciones dentro de esta filosofía de gestión. Cada empresa debe encontrar las que mejor se ajusten a sus necesidades, así como la mejor forma de implantarlas en la organización. Hoy en día, existen en el mercado numerosas aplicaciones o herramientas basadas en la gestión lean, tales como softwares de gestión de proyectos, brand centers o programas para el control de la producción.