La correcta gestión de proyectos es uno de los puntos clave en el éxito de una organización empresarial. Contar con los mejores profesionales, productos o servicios no vale de nada si no se organizan de tal modo que permitan alcanzar los objetivos marcados en los tiempos establecidos.
Gestionar, según el diccionario de la Real Academia Española, es llevar adelante una iniciativa o proyecto. Implica por tanto una serie de acciones para conseguir lo que nos proponemos en los periodos marcados y resolviendo los problemas que se nos presentan. Se trata de planear, organizar y controlar los recursos que tenemos disponibles en la organización para asegurarnos su adecuado aprovechamiento.

En este contexto podemos aplicar métodos, técnicas y herramientas que nos ayuden. Si bien existen muchas formas de gestionar proyectos, tantas como personas, podemos distinguir dos grandes ‘filosofías’ de project management.

1.- Control por procesos o tareas

Es el mejor sistema siempre y cuando el proyecto y las tareas que lo componen estén muy bien definidas (como en los modelos por flujos o en cascada), y los tiempos asignados sean suficientemente razonables. Se trata del modelo clásico de producción y se basa en la creación de listas de tareas que se asignan a diferentes actores. Se deben además establecer interdependencias entre las tareas para saber cuáles deben ser completadas antes.
Una vez los trabajos y los tiempos están definidos correctamente, la principal misión del director de proyecto es comprobar que todo el mundo tiene la información necesaria para realizar sus tareas y velar por que estas sean completadas en la fecha prevista. Todo siempre teniendo en cuenta el balanceo de cargas de trabajo, la visión de futuro, la gestión de imprevistos…

2.- Metodologías ágiles

Este segundo sistema es perfecto para entornos de alta incertidumbre. La metodología agile es perfecta para proyectos con un objetivo claramente definido pero con un flujo de trabajo muy variable, aquellos en los que es necesario avanzar poco a poco, verificar dichos avances y volver a planificar los flujos de trabajo según éstos.
Es una metodología que se basa en la experiencia de los profesionales que participan en el proyecto y en la comunicación permanente, con reuniones frecuentes donde la toma de decisiones debe ser prácticamente instantánea. Y en este caso el director de proyecto debe ser el catalizador del trabajo de los colaboradores implicados, velando por que todos estén coordinados y no pierdan el foco en ningún momento. Debe analizar las incidencias que surgen durante el proyecto, establecer medidas correctoras y planes de revisión y mejora. Una gestión continua de un entorno muy cambiante.

Hasta no hace mucho tiempo, toda gestión de proyecto se realizaba mediante herramientas como el teléfono, el correo electrónico, las reuniones presenciales, etc. Pero con las actuales dinámicas de trabajo ya no es suficiente. La dispersión geográfica de nuestros colaboradores, las diferencias horarias de los centros de trabajo, la dificultad de concurrir en el tiempo debido a lo apretado de nuestras agendas, etc. hacen que se imponga el uso de herramientas colaborativas que nos permitan ser más eficientes.

Se hace necesario reemplazar los modelos convencionales por otro tipo de herramientas digitales que nos ayuden a simplificar y sistematizar los procesos.
La aparición de gestores en la nube como BrandCenter Aggylon nos permite crear ecosistemas de trabajo mucho más colaborativos en los que el flujo de información y la toma de decisiones son más rápidas.

Estas herramientas aportan una serie de beneficios indiscutibles:

1. Reducen costes.

Permiten racionalizar el número de actores implicados en un proyecto.

2. Optimizan tiempos.

Sistematizar los procesos mediante BrandCenter Aggylon supone la necesidad de hacer una reflexión previa para definir correctamente los flujos de trabajo óptimos. Este trabajo previo ayudará durante el desarrollo del proyecto a evitar desviaciones respecto a los objetivos y tiempos establecidos, a no cometer errores sobre la interpretación de las tareas asignadas, a detectar cuellos de botellas si se producen y a favorecer la comunicación entre los actores implicados.

3. Aportan flexibilidad.

Nos permiten modificar en cualquier momento los workflows previamente definidos si es que detectamos alguna desviación importante durante el curso del proyecto. Si además incluimos el feedback del cliente como parte estructural del proceso, estaremos aportando flexibilidad y agilidad para la finalización del proyecto.

4. Simple y fácil de usar.

En un entorno de trabajo como este comprobar cómo está organizado el equipo y la asignación de tareas es tan sencillo como asomarse al panel de gestión del proyecto y echar un vistazo.

5. Implica más a todo el equipo.

Todos los implicados en el proyecto, ya sean colaboradores internos o externos, disponen de una visión general y común de la organización del proyecto, de las tareas que lo componen y como están relacionadas sus tareas con el resto de tareas de otros colaboradores, de los tiempos generales y por tareas del proyecto, etc. lo cual supone una mayor implicación y nivel de responsabilidad sobre la consecución del objetivo final del proyecto. La información es una de las claves en la gestión eficiente.