Skip to content

Cómo compartir carpetas para compartir ficheros

by Equipo de comunicación on
Las herramientas colaborativas y la nube son las bases del proyecto del BrandCenter;  una herramienta colaborativa que permite compartir contenidos en la nube para  facilitar el acceso a los mismos y que todos nuestros colaboradores dispongan de los  mismos recursos y compartan los mismos procesos. Es una herramienta que facilita el  trabajo a cualquier usuario autorizado, desde cualquier dispositivo y en el momento  que lo necesite.
 
Pero el BrandCenter es mucho más que un simple repositorio. Para cubrir esa necesidad podría servir cualquier sistema de almacenamiento de archivos en internet.  Pero la principal limitación que supone trabajar con estos sistemas es la dificultad con  que se encuentra el usuario en el momento de encontrar de manera fácil e intuitiva un  archivo concreto, alojado en un repositorio donde puede haber una gran cantidad de  archivos almacenados y que muchas veces no están adecuadamente organizados. 
 
Por ello, un objetivo clave del BrandCenter es facilitar que nuestros colaboradores  encuentren fácilmente los contenidos y recursos y en ese sentido nada más fácil e  intuitivo que la búsqueda mediante un potente buscador que acompaña al usuario  durante toda la navegación. De la misma manera que nos relacionamos con los  contenidos en internet mediante buscadores, el BrandCenter se ha inspirado en esa  misma forma de trabajar. Para ello es clave hacer previamente un correcto “tageado”  de los contenidos mediante criterios y palabras clave que se apliquen de manera  sistemática a todos los activos publicados.
La accesibilidad de la información también tiene que ver con la inmediatez y la  disponibilidad. Por ello el BrandCenter facilita que los contenidos en la nube para que, desde cualquier lugar, en cualquier momento y con cualquier dispositivo móvil  podamos descargar un recurso, o participar en un proyecto en el que estamos  involucrados. Los artes finales de cualquier pieza, las diferentes versiones de nuestra  marca, o nuestras imágenes y vídeos pueden ser descargados en cualquier momento.
 
El BrandCenter también ofrece la posibilidad de crear y compartir carpetas. Esta  función puede tener una doble finalidad; o bien la de crear carpetas para que cada  usuario que lo desee pueda organizar sus contenidos y activos de marca, o bien la de  crear carpetas donde publicaremos contenidos útiles para un proyecto determinado y  que luego podremos compartir con otros usuarios.
 
Como comentábamos antes, la forma de trabajo que propone el BrandCenter es la de  contenidos en la nube. No es necesario tener nada en “local” ya que siempre que  necesitemos un recurso estará disponible en el BrandCenter. 
 
No obstante, sí lo deseamos, puede resultar interesante la posibilidad que nos ofrece  de organizar dichos recursos por carpetas, en función del criterio y las necesidades de  cada usuario.
De la misma manera, también puede ser interesante para el administrador de la  herramienta crear carpetas para dar mayor visibilidad a aquellos contenidos que son  más demandados o consultados por los usuarios. Por poner sólo un ejemplo,  podremos crear una carpeta a modo de “toolkit” donde incorporaremos un conjunto  de recursos de marca que son demandados por los usuarios de manera frecuente y  donde podremos introducir, por ejemplo, las diferentes versiones de nuestra marca,  sus artes finales, la tipografía corporativa, la biblioteca de iconos, o cualquier otro  recurso de identidad visual que sirva para construir de manera consistente nuestro universo visual.
 
Por otra parte, cualquier usuario que sea responsable de un proyecto determinado  puede crear una carpeta donde podrá incorporar recursos y documentos que sean de  utilidad para ese proyecto: un briefing, las fotografías, los artes finales de las  creatividades, planos constructivos, presupuestos, o cualquier otra información  necesaria para el proyecto.
Una vez creada la carpeta la puede compartir con los usuarios (internos o externos)  que vayan a colaborar con nosotros en el proyecto. Dicha carpeta podrá convertirse así  en el repositorio de documentación para el proyecto y así todos los colaboradores compartirán la misma información.
 
A esta carpeta sólo podrán acceder los usuarios con los que hemos compartido la  información, resultando una forma de trabajo más versátil que otras opciones  existentes en el mercado, ya que no es necesario duplicar los contenidos.